Administrative Assistenz (m/w/d) in der Paläoanthropologie

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den zwölf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftler*innen aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Hauptsitz der Gesellschaft ist die Mainmetropole Frankfurt im Herzen Deutschlands. Hier befindet sich auch eine der bekanntesten Senckenberg-Einrichtungen, das Senckenberg Naturmuseum.
Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt für die Abteilung Paläoanthropologie am Standort Frankfurt eine

Administrative Assistenz (m/w/d) in der Paläoanthropologie

Teilzeit (80%)

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation, Terminkoordination und Kalendermanagement der Abteilungsleitung, Aktenführung, Ablagesystematik, inklusive Wiedervorlagen, Dienstreisen und Reisekostenabrechnung, Mithilfe bei Erstellung von Vertragsentwürfen, -laufzettel (z.B. Leihverträge, Kooperationsverträge)
• Unterstützung der Abteilung in allen anfallenden organisatorischen und administrativen Aufgaben, u.a. Buchhaltung inklusive Überwachung und Abstimmung der Buchungen im Kernhaushalt sowie der Drittmittelkonten in SAP, Abteilungsbestellwesen, Recherchearbeiten und Angebotseinholung, Bearbeitung des Postein- und Postausganges
• Interne und externe Kommunikation, u.a. mit SGN zentralen Verwaltungseinheiten, Instituten und Abteilungen, insbesondere bei der Abwicklung von Projekten zwischen Projektleitung, Drittmittel- und Finanzabteilung.
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Tagungen und Besprechungen und die adäquate Erstellung von Arbeits- und Sitzungsunterlagen sowie Präsentationen
• Mitarbeit bei der infrastrukturellen Konzeption, Raum- und Arbeitsplatzplanung, Organisation und admin. Abwicklung von (internationalen) Forschungs- und Kooperationsprojekten, sowie Vortrags- und Veranstaltungsorganisation für (internationale) Fachtagungen, Besuchsprogramme und Workshops, englische Kommunikation mit internen und externen internationalen Institutionen und Personen
• Unterstützung bei strategischen Prozessen und Konzeptentwicklungen, Koordination/Terminierung der Abteilungssitzungen und anderen internen Arbeitsgruppen-Besprechungen
• Dokumentations- und Berichtswesen; Berichterstattung an den Zuwendungsgeber (BadZ): jährliche Zusammenstellung und Eingabe der übergeordneten Abteilungsdaten in die Datenbank
• Betreuung von Gästen, Gastwissenschaftlern, Ansprechpartner*in für Praktikanten*innen, Studierende, Doktoranden*innen und Postdocs (Beratung und Coaching in administrativen Angelegenheiten)

Ihre Qualifikationen

• Berufsausbildung als Fachwirt*in für Büro- und Projektorganisation, eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, oder eine gleichwertige Ausbildung in Büro- oder Projektmanagement in wissenschaftlichen Einrichtungen oder Universitäten.
• Erfahrungen in der selbständigen Koordination von Projektprozessen in der Wissenschaft und Kommunikation.
• Gute Kenntnisse im Büromanagement mit Bezug in wissenschaftlichen Forschungsbetrieben oder universitären Einrichtungen.
• Bewusstsein im vertraulichen Umgang mit sensiblen naturkundlichen und kulturellen Sammlungsobjekten.
• Gute Kenntnisse in der Anwendung von MS-Office, idealerweise auch SAP-Kenntnisse und die Bereitschaft sich in neue Software-Anwendungen im Bereich Administration und Datenbanken einzuarbeiten.
• Organisationstalent sowie Erfahrung, Affinität und Freude an administrativen Aufgaben.
• Ausgeprägte Sozialkompetenz, hohe Serviceorientierung, Vertrauenswürdigkeit, Organisationsgeschick, ein freundliches Auftreten und Teamfähigkeit, Erfahrung im gepflegten Umgang mit internationalen Gästen, Wissenschaftler*innen und Studierenden.
• Sehr gute Deutsch- sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ein Führerschein der Klasse B ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich.
• Flexibilität und Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Aufgabenfelder, sowie dem gelegentlichen Einsatz außerhalb der üblichen Arbeitszeiten im Rahmen von Konferenzen, Workshops, Besuchen von Gästen aus dem In- und Ausland oder anderen Veranstaltungen (nach vorheriger Absprache, Zeitumfang von ca. 30 Stunden pro Jahr).
• Grundlegende Kenntnisse im Personalrecht sind ein Vorteil

Wir bieten

• Eine attraktive und herausfordernde Tätigkeit in einem motivierten Team
• Selbstständiges Handeln in einem internationalen und professionellen Umfeld
• Flexible Arbeitszeiten - mobiles Arbeiten - Unterstützung bei Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) - Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in städtische Museen - Jahressonderzahlung - betriebliche Altersvorsorge
• Ort: Frankfurt
• Beschäftigungsumfang: Teilzeit (80%)
• Vertragsart: Zunächst befristet für eine Dauer von 2 Jahren; eine Entfristung wird angestrebt
• Vergütung: E 8 - Tarifvertrag des Landes Hessen (TV-H)

Senckenberg setzt sich für Vielfalt ein. Wir profitieren von den unterschiedlichen Kompetenzen, Sichtweisen und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiter*innen und freuen uns über jede Bewerbung von qualifizierten Bewerber*innen, unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Arbeitskultur.
Sie möchten sich bewerben?
Dann senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, detaillierter Lebenslauf, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse) in elektronischer Form (als zusammenhängende PDF-Datei) bitte unter Angabe der Referenz #01-25031 bis zum 15.05.2025 an oder bewerben Sie sich direkt auf unserer Homepage über das Online Bewerbungsformular.
Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung
Senckenberganlage 25
60325 Frankfurt a.M.
E-Mail:
Für fachliche Rückfragen zur Stelle steht Ihnen Herr Apl. Prof. Dr. Ottmar Kullmer unter sehr gerne zur Verfügung.
Weitere Informationen über die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung finden Sie unter www.senckenberg.de.