Aufgaben von Veranstaltungskoordinatoren
Sie sind für alle Vorbereitungen verantwortlich, von der Buchung der Veranstaltungsorte bis hin zur Verwaltung des Budgets. Zusätzlich zu den administrativen Aufgaben kann von einem Veranstaltungskoordinator auch Hilfe beim Auf- und Abbau verlangt werden. Zu den Aufgaben können gehören:
Treffen mit Kunden, um ihre Bedürfnisse zu ermitteln
Durchführung von Recherchen für die Veranstaltungsplanung
Planung und Organisation der Veranstaltung im Einklang mit finanziellen und zeitlichen Vorgaben
Ausstellen, Empfangen und Erfassen von Rechnungen und Zahlungen zur Erstellung umfassender Finanzberichte
Zusammenarbeit mit den Anbietern, um Preise auszuhandeln und sicherzustellen, dass alle benötigten Waren und Dienstleistungen dem Kundenauftrag entsprechen
Verwaltung des Marketings und der Werbung für Veranstaltungen bei potenziellen Teilnehmern und Sponsoren
Durchführung von Kontrollen und Lösungen von Problemen, die am Tag der Veranstaltung auftreten können
Bewertung des Gesamterfolges der Veranstaltung und Erstellen eines Berichts für den Kunden
Fähigkeiten und Qualifikationen eines Veranstaltungskoordinators
Ein erfolgreicher Veranstaltungskoordinator muss gut organisiert sein und über hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen. Da diese Funktion sowohl den Aufbau als auch die Pflege von Beziehungen erfordert, ist der ideale Kandidat freundlich und kontaktfreudig und legt ein professionelles Auftreten an den Tag. Zusätzlich zu diesen Soft Skills muss ein Veranstaltungskoordinator auch die Fähigkeit haben, die Logistik zu koordinieren und das Budget einzuhalten. Zu den Top-Fähigkeiten gehören:
Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
Fähigkeit, sowohl eigenverantwortlich als auch im Team zu arbeiten
Vorbildliche organisatorische Fähigkeiten und Detailgenauigkeit
Einfallsreichtum und Fähigkeit, komplexe Aufgaben schnell zu erfassen
Guter Verhandlungsführer mit zwischenmenschlichen Fähigkeiten
Stressresistent
Hervorragende Fähigkeiten zur Problemlösung
