Managementassistent/in / Bilingual Executive Operations Assistant

Gestalten Sie mit uns die Zukunft der Raumfahrtindustrie! Bei der Exostaff GmbH arbeiten wir nicht nur, wir bringen Träume in Gang. Wir haben uns darauf spezialisiert, brillante Fachleute mit erstklassigen Möglichkeiten im Raumfahrtsektor zusammenzubringen. Wir haben unseren Ruf auf jahrzehntelanger Erfahrung im Raumfahrtbetrieb und in der Verarbeitung von Big Data aufgebaut. Unser Engagement für Spitzenleistungen und Innovation treibt uns an, bahnbrechende Raumfahrtmissionen zu unterstützen und neue Maßstäbe in der Branche zu setzen. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir ab sofort eine/n begeisterte/n und detailorientierte/n zweisprachige/n Executive Operations Assistant. Egal, ob Sie gerade erst Ihren Abschluss gemacht haben und bereit sind, Ihre Reise zu beginnen, oder ob Sie ein erfahrener Profi sind, der ein dynamisches Umfeld sucht - dies ist Ihre Chance, Teil eines Unternehmens zu werden, das nach den Sternen greift - im wahrsten Sinne des Wortes.

Was wir bieten

• Wettbewerbsfähiges Gehalt und Leistungspaket.
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung.
• Eine unterstützende und kollegiale Arbeitsumgebung.
• Die Chance, Teil eines zukunftsorientierten Unternehmens zu sein.

Stellenbeschreibung:

Als Executive Operations Assistant bei der Exostaff GmbH spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des Managementteams und sorgen für einen reibungslosen und effizienten Ablauf innerhalb des Unternehmens. Darüber hinaus werden Sie eng mit dem CEO zusammenarbeiten und so einen einzigartigen Einblick in die Führungsaufgaben und die täglichen Entscheidungsprozesse erhalten. Diese Erfahrung ermöglicht es Ihnen, ein tiefes Verständnis für die Branche und das Unternehmen zu entwickeln, was die Grundlage für eine zukünftige Karriere in Ihrem gewählten Bereich bildet.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Administrative Unterstützung

• Unterstützung bei täglichen administrativen Aufgaben wie Telefonanrufe, E-Mail-Verwaltung und Korrespondenz.
• Planung und Koordination von Meetings, Terminen und Reisen.
• Verwaltung von Büromaterial und Bestandsführung. Datenmanagement, Dokumentation und Archivierung
• Erstellen, aktualisieren und organisieren Sie Unternehmensdokumente, Berichte und Präsentationen.
• Verwalten und organisieren Sie Dateien, um eine ordnungsgemäße Archivierung und

• Sammlung und Eingabe von Daten in Datenbanken sowie Sicherstellung der

Datenintegrität.

• Erstellung und Analyse von Berichten nach Bedarf des Managements.
• Unterstützung bei der Pflege von CRM-Systemen.

• Unterstützung des Managementteams bei der Planung und Durchführung von

• Verfolgung des Projektfortschritts und regelmäßige Berichterstattung an das

Management.

• Unterstützung bei der Planung und Organisation von Firmenveranstaltungen,

Workshops und Schulungen, einschließlich Koordination der Logistik wie
Standortbuchung, Catering und Einrichtung.

• Bearbeitung von Kundenanfragen und Bereitstellung von Unterstützung bei Bedarf

• Unterstützung bei der Verwaltung von Kundenkonten und Follow-up-Aktivitäten.

• Unterstützung bei grundlegenden Buchhaltungsaufgaben wie Rechnungsstellung,

• Unterstützung des Finanzteams bei der Finanzberichterstattung und -analyse.

Anforderungen

• Hervorragende Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten.
• Starke schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und

Englisch.

• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
• Genauigkeit und eine proaktive Herangehensweise an Problemlösungen.
• Berufserfahrung in einer ähnlichen Rolle ist von Vorteil, aber nicht erforderlich.

Bewerbungsverfahren:

Wenn Sie Ihre Karriere als Bilingual Executive Operations Assistant starten möchten, senden
Sie bitte Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben an yara.mina@exostaff.de mit dem Betreff
“Bilingual Executive Operations Assistant Bewerbung.“
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Job Title: Bilingual Executive Operations Assistant
Company: Exostaff GmbH
Location: Darmstadt, Germany
Employment Type: Full-time
Shape the future of the space industry with us!
At Exostaff GmbH, we don't just work, we make dreams happen. We specialise in bringing together brilliant professionals with world-class opportunities in the space sector. We have built our reputation on decades of experience in space operations and big data processing. Our commitment to excellence and innovation drives us to support groundbreaking space missions and set new standards in the industry.
To strengthen our team, we are looking for an enthusiastic and detail-oriented bilingual Executive Operations Assistant. Whether you've just graduated and are ready to start your journey, or you're a seasoned professional looking for a dynamic environment, this is your chance to become part of a company that reaches for the stars - literally.

What we offer

• Competitive salary and benefits package.
• Opportunities for professional development**.**
• A supportive and collegial working environment.
• The chance to be part of a future-oriented company.

Job description:
As an Executive Operations Assistant at Exostaff GmbH, you will play a key role in supporting the management team and ensuring that everything runs smoothly and efficiently within the company. In addition, you will work closely with the CEO, giving you a unique insight into the management tasks and day-to-day decision-making processes. This experience will allow you to develop a deep understanding of the industry and the company, which will lay the foundation for a future career in your chosen field.
Duties and responsibilities:
Administrative support

• Assist with daily administrative tasks such as phone calls, email management, and correspondence.
• Planning and coordination of meetings, appointments and travel.
• Management of office supplies and inventory management.

Data management, documentation and archiving

• Create, update, and organize corporate documents, reports, and presentations.
• Manage and organize files to ensure proper archiving and easy accessibility.
• Collect and enter data into databases and ensure data integrity.
• Preparation and analysis of reports as required by management.
• Support in the maintenance of CRM systems.

Project support

• Assisting the management team in planning and executing projects.
• Track project progress and report regularly to management.

Event Coordination

• Assist in the planning and organization of corporate events, workshops, and training, including coordination of logistics such as site booking, catering, and setup.

Customer service

• Handle customer inquiries and provide support when needed, as well as maintain positive relationships with customers and partners.
• Support in managing customer accounts and follow-up activities.

Financial support

• Assist with basic accounting tasks such as invoicing, expense tracking, and budget monitoring.
• Assisting the finance team with financial reporting and analysis.

Requirements

• Excellent organization and multitasking skills.
• Strong written and oral communication skills in German and English.
• Confident handling of MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ability to work both independently and in a team.
• accuracy and a proactive approach to problem solving.
• Work experience in a similar role is an advantage, but not required.

Application Process:
If you would like to start your career as a Bilingual Executive Operations Assistant, please send your resume and cover letter to yara.mina@exostaff.de with the subject line "Bilingual Executive Operations Assistant Application."