Office-Manager*in mit anteiligen Sachbearbeitungsaufgaben

Job-ID: V000058026
Einsatzort: Eschborn
Einsatzzeitraum: 15.03.2025 - 30.06.2026
Fachgebiet: Sachbearbeitung, Office-Management, Übersetzung
Art der Anstellung: Voll- oder Teilzeit
Bewerbungsfrist: 14.01.2025

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Durchführung aller Aufgaben im Bereich Office-Management (z.B. Ablage, Aktenführung und Dokumentation des Vorhabens, Korrespondenz, Terminkoordination, Kalenderpflege, Reisemanagement sowie Unterstützung bei Veranstaltungen)
• Erstellung von Protokollen, Vorlagen und Übersichten sowie Beiträge zum Qualitätsmanagement
• Pflege der Daten im Projektbearbeitungssystem des Vorhabens sowie Ansprechperson für Berechtigungsvergaben
• Beschaffung von Sachgütern und Büromaterial sowie Erstellung des Bestandsverzeichnisses und Durchführung der Inventarisierung
• Beratung des Programmteams und der Teams in den Implementierungsländern zu verschiedenen Vertragsformen (u.a. Kleinverträge, Consultingverträge, Grants und Finanzierungsverträge) inkl. Unterstützung bei der Vertragsvorbereitung (z.B. Vertragsentwürfe, Projektvorschläge/Terms of Reference, kaufmännische und rechtliche Eignungsprüfung, Kostenschätzung)
• Monitoring aller Verträge und Forderungen (z.B. Rechnungen, Financial Statements) sowie Einholung und Ablage aller Zwischen- und Schlussberichte von Verträgen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von internen Kontrollen und externen Audits sowie Mitarbeit beim Wissensmanagement
• Zentrale Kontaktperson für das gesamte Vorhaben zu übergreifenden Themen

Ihr Profil

• Kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Office-Management oder Vertragssachbearbeitung
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung in den Bereichen Office-Management, Projektdokumentation und in der Vertragssachbearbeitung
• Umfassende Erfahrung in der Vertragsvorbereitung und/oder Abwicklung von Consulting- und Finanzierungsverträgen/Grants
• Pro-aktiver und serviceorientierter Teamplayer mit guten interkulturellen Fähigkeiten
• Lern- und Entwicklungskompetenz, Anpassungsfähigkeit, Engagement sowie Leistungs- und Zielorientierung
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Hinweise

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Bereitschaft zu Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands setzen wir voraus.
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Über uns

Ihre berufliche und persönliche Entwicklung ist uns ein Anliegen. Bei der GIZ finden Sie deshalb weltweite Arbeitsmöglichkeiten und eine Atmosphäre, die geprägt ist von Vielfalt, Respekt und echter Chancengleichheit. Auch in Puncto Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit können sich unsere**** Leistungen sehen lassen. Flexible, Ihrer Lebenssituation angepasste Arbeitszeiten, ein umfassendes Onboarding sowie ein internes Gesundheitsmanagement sind neben der Möglichkeit zur Nutzung von Kinderbetreuungseinrichtungen und Eltern/Kinder Büros fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur.
Die GIZ ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt im Unternehmen sind uns wichtig. Alle Mitarbeiter*innen sollen Wertschätzung erfahren - unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sozialer Herkunft, sexueller Orientierung.
Wir unterstützten Chancengleichheit und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.
Bewerbungen von Männern sind ausdrücklich erwünscht.

Kontakt & Bewerbung

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