Sachbearbeiter Finanzen / Sekretär (m/w/d) (Nr. 23/2025)

Zur Verstärkung des Amtes für Finanzen und Beteiligungen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sachbearbeiter Finanzen / Sekretär (m/w/d) unbefristet in Vollzeit (Teilzeit möglich).
Sie arbeiten gewissenhaft und zuverlässig und verfügen über eine Affinität für Finanzen?
Dann bewerben Sie sich als Sachbearbeiter Finanzen und Sekretariat und verstärken Sie durch Ihr Organisationstalent das Amt für Finanzen und Beteiligungen.

Ihre Aufgaben

Sie übernehmen Aufgaben im Sekretariat und unterstützen die Amtsleitung

• Sie übernehmen die Bearbeitung des Postein- u. -ausgangs des Amtes, die Einforderung von Zuarbeiten für die Amtsleitung.
• Außerdem erarbeiten Sie Stellungnahmen zu Anfragen vom Rechnungsprüfungsamt, von Ausschüssen, vom Stadtrat und vom Thüringer Rechnungshof nach Rücksprache mit den jeweiligen Fachbereichen und unterbreiten Vorschläge zur Optimierung der Arbeitsabläufe.

Tätigkeiten für Finanzen- und Vergabeausschuss und Unterstützung der Fachabteilungen im Amt

• Sie bereiten die Unterlagen des Finanzausschusses (FIA) für die Amtsleitung vor, treffen Absprachen der Tagesordnung mit dem Büro des Stadtrats, den Dezernatsbüros und dem Ausschussvorsitzenden und übernehmen die Protokollführung sowie Nachbereitung der Sitzung des FIA.
• Zudem wirken Sie bei der Erarbeitung und Erstellung des Haushaltsplanes mit, erstellen Anordnungen (buchhalterische Erfassung) für das Amt und koordinieren die städtischen Zuschüsse an die städtischen Gesellschaften und Beteiligungen.
• Sie erstellen Anordnungen nach Prüfung der Gesellschafterbeschlüsse und Zweckverbandsbeschlüsse sowie für andere Fachbereiche im Zuge der Amtshilfe
• Bei der Erstellung der Jahresrechnung, der Vorbereitung für den FIA und den Stadtrat sowie Veröffentlichung der Jahresrechnung und Weiterleitung an die Rechtsaufsichtsbehörde wirken Sie mit.
• Sie erstellen Zuarbeiten v.a. für den Bereich Beteiligungen/städtische Gesellschaften und unterstützen die weiteren Abteilungen des Amtes (Steuern, Haushalt, Stadtkasse) bei Bedarf

Internet, Intrexx, Thavel, DMS

• Sie aktualisieren die Seiten des Amtes, prüfen die Inhalte auf gesetzliche Anforderungen unter Beachtung der Fristen, aktualisieren Formularen in Abstimmung mit dem Amt, bearbeiten Anträge in Thavel und überführen diese in das DMS

Ihr Profil

eine abgeschlossene Berufsausbildung

• zum Verwaltungsfachangestellten (VFA/FL I), geprüften Verwaltungsangestellten (m/w/d),
• zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d),
• Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Bürokaufmann/-frau

Darüber hinaus wünschen wir uns von Ihnen:

• Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften, insbesondere im Haushaltsrecht
• guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
• sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware, sowie Kenntnisse im OK.FIS, typo 3, Intrexx, Thavel
• freundliches und sicheres Auftreten
• Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
• Teamfähigkeit

Das bieten wir

• einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
• attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 7 inkl. jährlicher Jahressonderzahlung und regelmäßiger Tariferhöhungen
• betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
• Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
• 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
• Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
• unser betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
• Firmenfitness „Hansefit“
• Möglichkeit des Fahrradleasings

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung in unserem Online-Bewerbungsportal bis zum 10.04.2025.
Bitte beachten Sie, dass Bewerbungen in Papierform oder per E-Mail nicht berücksichtigt werden können.
Bei Fragen steht Ihnen das Personalmanagement, Telefon: 03643/762 427 gern zur Verfügung.