Sekretärin (m/w/d) der Geschäftsbereichsleitung Jugend-, Familien- und Berufshilfe
Wir gestalten die Zukunft des Sozialen
Neue Wege öffnen und eigene Wege finden: Die Hephata Jugend-, Familien- und Berufshilfe begleitet aktuell mehr als 1.300 Kinder, Jugendliche und junge Erwachsene und bietet Unterstützung in Ausbildung, Bildung und Erziehung. Wir sind in Hessen und Rheinland-Pfalz in Familien, in Pflegefamilien, in Wohngemeinschaften oder in eigenen Wohnungen für junge Menschen da.
Darum geht's - Ihre Aufgaben
- Gewährung eines reibungslosen Ablaufs des Sekretariats der Geschäftsbereichsleitung in Ausübung der Kommunikation mit internen und externen Geschäftspartnern, Terminkoordination und -vorbereitung
- Bearbeitung der Postaus- und eingänge
- Eigenverantwortliche Planung von Fortbildungsveranstaltungen, Gremien und Meetings, sowie bei Bedarf deren Nachbearbeitung
- Kostenaufstellungen und Erfassung der Fortbildungen
- Durchführung fristgerechter Antragsstellung bei Städten und Landkreisen vereinbarter Leistungsentgelte, Kontrolle der Rückläufe und Einpflege der Entgelte in die internen Systeme
- Überwachung der Prozesse für Betriebserlaubnisverfahren neuer Einrichtungen bzw. neuer Standorte sowie deren interne Datenpflege
- Pflege der internen Liegenschafts- und Fahrzeugdateien
- Bearbeitung von Jubiläen der Mitarbeitenden
- Erstellung von BG Unfallmeldungen
- Mitarbeit im Planungsgremium der Hephata Festtage
- Bearbeitung von Rechnungen über den Rechnungsmanager
- Unterstützung im Tagesgeschäft durch Übernahme von administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsbereichsleitung und des Teams
Das bringen Sie mit - Ihr Profil
Ihre vielseitigen Eigenschaften befähigen sie dazu, souverän und eigenverantwortlich in verschiedenen Arbeitsbereichen zu agieren: Organisationsgeschick, Loyalität, Diskretion, Flexibilität und Kommunikationsstärke sind für die Aufgaben im betriebsamen Tagesgeschäft genauso unerlässlich wie Sorgfalt, Zahlenaffinität, ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Verlässlichkeit.
Um die verschiedenartigen Tätigkeiten erfolgreich zu bewältigen, verstehen Sie es zu priorisieren und setzen hierbei Ihre strukturierte Arbeitsweise ein. Sie verfügen über die hierfür nötige Portion Berufs- und Lebenserfahrung und haben ein ausgeprägtes Verständnis für die Zusammenhänge und das Gesamtbild Ihrer Arbeit bei gleichzeitiger Detailgenauigkeit. Eine kaufmännische Ausbildung sowie gute MS-Office Kenntnisse runden ihr Profil ab.
Wir bereiten Sie gründlich und umfassend auf Ihre neue Aufgabe vor.
Unser Angebot - Ihre Vorteile
- Vergütung nach Entgeltgruppe 7 gemäß der Arbeitsvertragsrichtlinien (AVR.KW) des Diakonischen Werks, was bei einer Teilzeitstelle mit 35 Stunden einer Brutto-Grundvergütung je nach Erfahrungsstufe zwischen 3.203,56 Euro und 3.698,40 Euro pro Monat entspricht
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit, Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- Ein wertschätzendes, erfahrenes Team und gute Einarbeitung
- Kinderzuschlag in Höhe von 130 Euro brutto für jedes Kind (bei Kindergeldberechtigung, in Teilzeit anteilig)
- 30 Tage Urlaub im Kalenderjahr plus zwei zusätzliche freie Tage für Heiligabend und Silvester
- Jahressonderzahlung nach den Arbeitsvertragsrichtlinien AVR.KW
- Individuelle Fort- und Weiterbildungsangebote
- 6,5 % rein arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung on Top
- JobRad-Leasing und Mitarbeitendenvorteilsprogramm Corporate Benefits
- Jederzeit auf dem Laufenden und bestens vernetzt mit bis zu 3.500 Kolleg*innen durch die Mitarbeitenden-App „Wir bei Hephata"
Ihr Weg zur Hephata Diakonie
Bewerben Sie sich schnell und einfach - bevorzugt direkt hier online. Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen alle Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bewerber*innen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher fachlicher und persönlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Teilhabe für alle ermöglichen: Das ist unser Ziel. Um die Mission Inklusion zu verwirklichen, suchen wir als derzeit rund 3.500-köpfiges „Team Hephata“ engagierte Mitstreiterinnen, die fachliche und menschliche Kompetenz vereinen und dabei Professionalität und Nächstenliebe in Balance halten. Wir wünschen uns Kolleginnen, die genau wie wir den täglichen Herausforderungen offen begegnen und sich mit innovativen Ideen einbringen. Gemeinsam gestalten wir die Zukunft des Sozialen - mit passgenauen, individuellen Lösungen für unsere Klientinnen und Klienten. Unser Versprechen: Hephata gibt nicht nur Arbeit, sondern Sinn.
Stellenkennzeichen: 47-2025_Juhi
Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme! Ihr Ansprechpartner:
Bianca Schober, Recruiting
Tel. 06691 18-1226 oder -1818
